EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
Evaluación de la gestión operativa: Análisis de las relaciones costo - volumen – beneficio.
El análisis costo-volúmen-utilidad (CVU) proporciona una visión financiera panorámica del proceso de planeación. El CVU está constituido sobre la simplificación de los supuestos con respecto al comportamiento de los costos.
Factores costos - factores ingresos Se define al factor de costos como un cambio al factor que ocasionará una modificación en el costo total de un objeto de costos relacionado. Un factor de ingresos es cualquier circunstancia que afecta a los ingresos. Existen muchos factores de ingresos como son los cambios en el precio de venta, la calidad de producto y las exhibiciones de mercadotecnia afectan los ingresos totales.
Para prever los ingresos y costos totales se incluirá un análisis acerca de la manera en que afectan las combinaciones de factores de ingresos y de costos. Por ahora suponemos que las unidades de producción son el único factor de costos e ingresos.
Las relaciones directas CVU son importantes porque:
· Tales relaciones han servido de ayuda en la toma de decisiones.
· las relaciones directas ayudan a comprender las relaciones más complejas.
El término CVU analiza el comportamiento de los costos totales, ingresos totales e ingresos de operación, como cambios que ocurren a nivel de productos, precio de venta, costos variables o costos fijos. En este análisis se utiliza un solo factor de ingresos y un solo factor de costos.
La letra ¨V¨ por volumen se refiere a factores relacionados con la producción como son : unidades fabricadas o unidades vendidas; por lo que en el modelo, los cambios a nivel de ingresos y costos surgirán por variaciones únicamente en el nivel de producción.
Terminología.-
Entradas de operación sinónimo de ventas.
Costos de operación están constituidos por los costos variables de operación y los costos fijos de operación. También se refiere a los gastos de operación.
Costos de operación= costos variables de operación - costos de operación
Ingreso de operación son las entradas para el período contable menos todos los costos de operación, incluyendo el costos de los bienes vendidos.
Ingresos de operación = entradas de operación - costos de operación
Ingreso neto Es el ingreso de operación más las entradas provenientes de no operación (generados por intereses) menos los costos no operativos (costo de intereses) menos el impuesto sobre ingresos.
Ingreso neto ingreso de operación - impuesto al ingreso
Punto de equilibrio.- El punto de equilibrio es aquel nivel de producción de bienes en que se igualan los ingresos totales y los costos totales, donde el ingreso de operación es igual a cero. Existen tres métodos de para determinar el punto de equilibrio:
1. Método de ecuación Con la metodología empleada, el estado de ingresos puede expresarse en forma de ecuación como sigue:
Ingreso - costos variables - costos fijos = ingreso de operación
2. Método de margen de contribución El margen de contribución es igual a los ingresos por ventas menos todos los costos que varían respecto de un factor de costo relacionado con la producción. Es especialmente útil en la planeación de los negocios porque da una visión del potencial de utilidades que puede generar una empresa
(precio de vta - costos unitarios variables) x Nro. de unidades = costos fijos + ingreso de operación margen de contribución por unidad x Nro. de unidades = costos fijos + ingreso de operación
El ingreso de operación es igual a cero, entonces:
Número de unidades en el punto de equilibrio = costos fijos/magen de contribución por unidad
3. Método gráfico En el método gráfico se trazan las líneas de costos totales e ingresos totales para obtener su punto de intersección, que es el punto de equilibrio. Es el punto en donde los costos totales igualan a los ingresos totales.
Supuestos en CVU.- El análisis se basa en los siguientes supuestos:
· Los costos totales pueden dividirse en un componente fijo y uno variable respecto de un factor relacionado con la producción.
· El comportamiento de los ingresos totales de los costos totales es lineal en relación con las unidades de producción.
· No existe incertidumbre respecto de los datos de costos, ingresos y cantidades de producción utilizada.
· El análisis cubre un solo producto o supone que una mezcla de ventas de productos permanece constante, independiente del cambio del volumen total de ventas.
· Todos los ingresos y costos pueden agregarse y compararse sin considerar el valor del dinero en el tiempo.
Planeación de costos y CVU.- El análisis CVU es un instrumento útil para la planeación de costos. Puede proporcionar datos sobre los ingresos que diferentes estructuras de costos significan para un negocio.
Efecto del horizonte de tiempo.- Los costos no siempre se clasifican como fijos y variables, porque mientras más corto sea el horizonte de tiempo planeado, será mayor el porcentaje de costos totales que se considere como fijos. Para determinar si los costos son realmente fijos depende en grado de la longitud de horizonte del tiempo en cuestión.
Incertidumbre y análisis de sensibilidad.- El análisis de sensibilidad es una técnica que examina como cambiará un resultado si no se alcanzan los datos previstos o si cambia algún supuesto subyacente. Una herramienta del análisis de sensibilidad es el margen de seguridad, que es el exceso de ingresos presupuestados sobre los ingresos del punto de equilibrio. La incertidumbre es la posibilidad de que una cantidad sea diferente de una cantidad esperada. La construcción de un modelo para la toma de decisiones consta de cinco pasos:
i-Identificar el criterio de selección de quien toma decisiones.
ii-Identificar la serie de acciones consideradas
iii-Identificar la serie de eventos que pueden ocurrir
iv-Asignar probabilidades para la ocurrencia de cada evento
v-Identifique la serie de resultados posibles que dependen de acciones y eventos específicos
Mezcla de ventas.- La mezcla de ventas es la combinación relativa de los volúmenes de productos o servicios que constituyen las ventas totales. Si cambia la mezcla, los efectos en el ingreso de operación dependerán de la forma en que haya cambiado la proporción original de productos de bajo o alto margen de contribución.
Margen de contribución = ingresos - costos que varían respecto de un factor relacionado con el producto
Margen bruto = ingresos - costos de bienes vendidos
En el sector comercial, la diferencia entre el margen bruto y margen de contribución, está en que el margen de contribución se calcula después de la deducción de todos los costos variables, mientras el margen bruto se calcula deduciendo el costo de los bienes vendidos de los ingresos.
En el sector de manufactura, las dos áreas de diferencia son los costos fijos de fabricación y los costos variables que no son de fabricación. Ambos, el margen de contribución y el margen bruto pueden expresarse como totales, cantidades por unidad o como porcentajes.
Los costos fijos de fabricación no se deducen de las ventas cuando se calcula el margen de contribución, pero si cuando se calcula el margen bruto. Los costos variables no de fabricación se deducen de las ventas cuando se calculan los márgenes de contribución, pero no se deducen cuando se calcula el margen bruto.
El porcentaje de margen contribución es el margen de contribución total dividido entre los ingresos. El porcentaje de costo variable es el total de costos variables dividido entre los ingresos.
RELACION RECIPROCA DE PRECIOS COSTOS Y VOLUMEN
Bajo el sistema convencional de costos por absorsión, los costos fijos son combinados con los costos variables o directos y llevados a costos unitarios para un volumen de producción dado. Por causa del carácter de los costos fijos no existe una utilidad neta sobre cada unidad producida y vendida.
La ecuación fundamental para determinar la utilidad neta es:
P = (S-D) - F
P = utilidad mensual
= Suma de todas las unidades vendidas
S = precio unitario de venta
D = costo variable o directo por unidad
F = gastos fijos o periódicos por mes
La relación precio-costo-volumen es la base del planteamiento de utilidades y control de costo en el sistema de costo directo standard. La determinación de estas relaciones con el uso de la técnica llamada utilidad/volumen (U/V) es simple y directa, porque predice las futuras utilidades en las condiciones existentes y a planearlas mediante mejores operaciones. El gráfico de punto de equilibrio U/V señala las cifras operativas y proporciona una clara perspectiva de la estructura de las ganancias de la empresa. Por su simplicidad también se utiliza como medio de auto-diagnóstico (pronosticar males de los negocios) y control de la empresa.
Construcción de un gráfico de punto de equilibrio.- Para construír un gráfico U/V exacto debe seguirse el siguiente procedimiento:
· Tomar el cuadro de pérdidas y ganancias operativas de los últimos 12 meses, e identificar los gastos fijos.
· Representar gráficamente las cifras de ganancias netas mensuales en relación con las ventas netas según los libros de la compañía.
· Determinar el total de los gastos fijos del negocio, que debe incluir los gastos fijos de fabricación, de ventas y de administración. Clasificar los gastos en fijos y variables.
· Representar el total de gastos fijos en el gráfico U/V como la pérdida al nivel de volumen de ventas cero. Si los datos indican un total diferente de gastos fijos debe revisarse la clasificación de los gastos.
Corrección de distorsiones de la información de utilidades.- Existen prácticas contables que distorsionan las cifras de ganancias o pérdidas mensuales, que deben ser ajustadas para determinar la verdadera utilidad. Los gastos fijos se incluyen en el inventario y como varía estacionalmente es necesario efectuar un ajuste en la ganancia o pérdida mensual. La cuestión es determinar qué cantidad de gastos fijos ha sido incluida en el inventario, para ajustar las cifras de la ganancia de la siguiente manera:
· Deducir la ganancia informada de la cantidad de gastos fijos incluida en cada aumento de inventario.
· Sumar a la ganancia informada la cantidad de gastos fijos no cargados en cada disminución de inventario.
Otro ítem que distorsionan las cifras de ganancia o pérdida mensual so ciertos gastos que se producen irregularmente como: las propagandas, seguros, gastos diferidos, gastos anticipados e ingresos no ganados.
Confección de gráficos.- Cuando se han hecho todos los ajustes, la ganancia o pérdida operativa mensual corregida se representa con relación al volúmen de ventas netas. Para el cálculo de la relación U/V se determina el costo variable total unitario (D) y el promedio de ventas netas por unidad (S) para cada producto. Entonces:
U/V = (S - D)/S
En cada gráfico debe ser indicada la siguiente información: el punto de equilibrio de volumen de ventas, relación U/V promedio, relación U/V por cada tramo del gráfico dentado, total de gastos fijos y el margen de seguridad. Este gráfico es muy efectivo porque detecta tendencias inconvenientes para el negocio.
Cuadro de pérdidas y ganancias en un sistema de costo directo.- El cuadro convencional de pérdidas y ganancias basado en costos por absorción puede distorsionar la utilidad informada para el período. Los cuadros de pérdidas y ganancias sobre la base primaria de costos distorsionan las cifras en forma inversa; además este cuadro proporciona una separación clara de gastos fijos y variables, de forma tal que la correlación entre precio, costo y volumen permanece clara.
La técnica U/V proporciona un método práctico de analizar la estructura de utilidades de cualquier compañía para determinar dicha relación. La estructura de ganancias que muestra un gráfico U/V puede determinarse de un cuadro de pérdidas y ganancias por simple aritmética.
FIJACIÓN DE PRECIOS CON COSTOS DIRECTOS
La mayor parte de las malas interpretaciones de la dirección, está en el área entre los departamentos de ventas de contabilidad, y se relaciona con los costos y la fijación de precios. Los ejecutivos de venta dicen que los contables no entienden de precios competitivos, mientras que los contables sostienen que los de ventas destinan los costos al fijar precios.
La raíz del conflicto está en el sistema de costos por absorción, porque en él se fijan el volumen en un nivel dado, generalmente por un año y en dicho volumen se basan los costos tenidos en cuenta para la fijación de precios. Tales costos son válidos únicamente cuando el volumen real es igual al supuesto. Al tomar decisiones sobre los precios, una de las variables más importantes es el volumen.
Los precios rara vez tienen una elación rígida con el costo del producto, porque la competencia y la elasticidad de la demanda y de los costos están presentes en las decisiones con respecto a los precios. Las utilidades dependen de que se logre una combinación satisfactoria entre precio, volumen y los artículos vendidos; por esta razón se debe considerar el volumen como un elemento variable al reunir informaciones sobre los costos que han de guiar en la fijación de los precios.
La función del costo en la fijación de los precios.- Existen cuatro situaciones básicas con respecto a la importancia relativa de los costos:
2- Contratos CMFC. Costo más cuota fija, los costo históricos determinan el precio de venta.
3- Productos monopolio, costos para determinar los precios que maximicen la utilidad.
4- Productos competitivos, costos predeterminados que fijen los precios, guías de distribución y selección de políticas de ventas para el resto de la industria.
5- Ventas de liquidación, los costos no ejercen ninguna influencia en los precios de estas.
Las decisiones más importantes las encontramos en la tercera categoría, con cuatro situaciones básicas con respecto a los costos en las decisiones comerciales.
· Productos fabricados a pedido, los costos tienen una relación directa con los precios.
· Productos generales de competencia, los precios están basados en un adicional sobre los costos.
· Productos con precios establecidos por la costumbre, los costos determinan el peso y la calidad del producto que puede ser ofrecido.
· Productos de calidad y formato standard, los costos indican a la producción si debe producirse o no.
En todas estas situaciones la técnica del costeo directo proporciona una mejor información para fijar precios. Los costos estimados, sean directos o totales, se usan solamente como punto de partida para la determinación de los precios de venta.
Procedimiento de fijación de precios.- El método más frecuente de determinar los costos para fijar los precios es:
· Los centros de costos de producción se establecen por el proceso de fabricación o departamento de la empresa.
· Los gastos de mano de obra, del departamento de servicio y gastos de fabricación fijos se distribuyen en los centros de costos.
· Para cada centro de costos se fijan índices de costo por unidad (hrs/hombre, hrs/máquina)
· Las hrs/hombre y las hrs/máquina se totalizan para determinar el costo de elaboración.
· Al total se agrega un porcentaje para cubrir los gastos de administración y ventas, y para que exista una utilidad.
Decisiones de precios a largo plazo.- Los defensores del costo por absorción critican al costo directo diciendo que sirve para casos en que se vende un solo tipo de producto y no cuando son varios. Los costos fijos se adjudican una vez al año a los productos o grupos de productos como parte de la operación de planificación de la ganancia. Se cargan en su totalidad al volumen previsto y al conjunto de las ventas, nunca individualmente. Al mostrarse la adjudicación total de los costos al volumen y ventas previstos, se puede ver la interrelación de ventas, precios, costos y volumen. Este método permite una apreciación realista de la fijación de precios a corto plazo y de la planificación a largo plazo.
Decisiones diarias de precios.- Un método para establecer el precio sería dividir el costo directo estimado del ítem cuyo precio se quiere fijar por el complemento de la relación utilidad/volúmen de la línea de producto. Los sobreprecios que toman en cuenta también la estructura de descuentos son por lo general calculados previamente, de manera que el precio de venta sugerido se determina multiplicando el costo directo por el sobreprecio correspondiente. Si este precio no responde a su razón, ni reporta un adecuado retorno de capital, se estudiará la modificación de su diseño o su eliminación de la línea.
Transferencia interdivisional de precios.- Las formulas para calcular los sobreprecios de la materia prima y costos directos de transformación, también son muy efectivas para determinar los precios interdivisionales. Se da la necesidad de contar un método más científico para establecer precios interdivisionales por el crecimiento de las operaciones interdivisionales y los sistemas de control de las utilidades. Cuando un producto es transferido de una división a otra, la que adquiere lleva su inventario al precio de transferencia y el costo de adquisición es tratado como un costo directo. Como resultado de ello el verdadero margen de un producto final determinado queda oscurecido es su total para la compañía.
Con el uso de formulas de cálculo de costo directo, se eliminan dichos problemas. Las transferencias interplantas son hechas al costo directo, los sobreprecios de materia prima y transformación directa se determinan para cada grupo. Esto puede hacerse mensualmente o en un promedio móvil anual; así el producto final mostrará un margen total verdadero, sin la necesidad de eliminar las ganancias interdivisionales, porque los precios se basan en cálculos matemáticos claros.
OTROS PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE DECISIONES
El costeo directo facilita la programación de las utilidades, la fijación de precios y proporciona la información básica sobre finanzas y costos requeridos para los cálculos de las utilidades. El análisis de costo encuentra soluciones a problemas en los que está implicado el volúmen de producción o de ventas.
Decisiones de fabricar o comprar.- Muchas compañías que no cuentan con costos directos utilizan estimaciones generales sobre costos que arrojan pérdidas, y otras consideran que si el precio de compra es igual al costo de fabricación, el producto se deberá elaborar en vez de adquirirlo afuera.
A falta de costos exactos predeterminados, muchas empresas delegan a ingenieros y compradores la responsabilidad de tomar decisiones como: la utilización de instalaciones, habilidad administrativa y técnicas y relaciones con los vendedores. Estas decisiones deberían tomarse teniendo en cuenta los objetivos administrativos básicos.
Un sistema de costo directo estándar suministra cuatro elementos que facilitan la toma de decisiones:
· Define la separación entre gastos fijos y directos
· Procedimientos de estimación exactos para predeterminar costos directos de productos
· Método eficiente para determinar costos fijos adicionales específicos que podrían necesitarse para la contra-compra de in ítem determinado
· Bases lógicas para calcular el capital adicional que sería necesario para que u ítem determinado resultara igual que si fuese comprado a un vendedor externo.
Muchas compañías han formado comisiones a las que compete la decisión de fabricar o comprar y se encuentran integradas con representantes de los departamentos interesados. Cuando tales comisiones están bien organizadas, las decisiones se adoptan con rapidez. El siguiente es un procedimiento para tomar decisiones sobre fabricar o comprar, contando con la acción desarrollada de las comisiones.
1- Especificar los diferentes procesos, operaciones y herramientas vigentes
2- Control de la producción que estime las cantidades requeridas
3- Desarrollar tiempos standards preliminares y una rápida estimación del costeo directo de conversión y costo del material.
4- El departamento de compras indica los precios que utilizarán los vendedores
5- La sección de análisis de costo hace un desglose preliminar de las ofertas, utilizando fórmulas apropiadas para fijar precios.
6- Se prepara un detalle amplio de especificaciones, hojas de ruta y pedidos de herramientas
7- La producción confecciona un pronóstico preciso de usos y evalúa la capacidad disponible.
8- Ingeniería industrial efectúa una mejor aplicación de datos standard y pedidos de material. Suministra la estimación del costo de instalaciones y herramientas.
9- Se obtienen cotizaciones de los vendedores externos.
10- Se fijan los costos standard, directo, costos fijos específicos y costos fijos ditribuídos.
11- La comisión que toma la decisión de fabricar o comprar revisa los antecedentes y da su veredicto.
12- La oficina de control revisa los resultados, e indica sobre desviaciones producidas en las estimaciones de la comisión.
Expansión de planta.- Un programa eficiente en expansión es uno de los factores claves en la obtención de utilidades y el desarrollo a largo plazo. Se debe encarar el programa de expansión teniendo en cuenta los productos a elaborar previamente y el índice de rcuperación de las inversiones. Las decisiones relativas a programas de expansión de planta se dividen en dos grupos: al personal de producción, y al de finanzas.
Las decisiones sobre producción se basan entre la comparación del aumento de la utilidad y el capital empleado, mientras que la decisión financiera está fundamentada en el índice de las operaciones de carácter financiero. El primer paso consiste en determinar si la expansión de la planta va a aumentar o no la recuperación del capital que se ha invertido. Luego que el programa de expansión se haya aprobado del personal técnico de fabricación, se confeccionarán los planes financieros. (capital necesario para llevarlo a cabo)
Evaluación de nuevos productos o procesos.- Se efectúan por medio de los métodos de fabricar o comprar. Se debe tener en cuenta la determinación de los costos fijos, indicándo el volúmen de ventas de productos y la producción proyectada a alcanzar.
Decisiones para eliminar productos en desuso.- Mientras los productos contribuyan a la utilidad, es muy difícil contar con la aprobación unánime de los ejecutivos de ventas para retirarlos de la línea. Cuando el panorama de posibilidades de un producto no sea claro, debe plantearse su reemplazo con un ítem que tenga potencial futuro de utilidades y de crecimiento.
La clave de llevar a cabo una sustitución se reduce a tener ya listo un producto suplente u otro destino para el capital liberado, a fin de que el resultado que se produzca en las utilidades pueda conocerse previamente, como resultado de dicho reemplazo.
